Política de tratamiento de datos personales

En Grupo Zette S.A.S. ("Grupo Zette") tratamos los datos personales con responsabilidad y conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas colombianas de protección de datos. Esta política explica qué datos recolectamos, para qué los usamos y cómo puedes ejercer tus derechos.

1. Responsable del tratamiento

2. Definiciones

• Titular: la persona natural a quien se refieren los datos.
• Dato personal: cualquier información que identifica o puede identificar a una persona natural.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, origen étnico, orientación política o religiosa, datos biométricos, entre otros).
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular.

3. Qué datos recolectamos

• Datos de identificación y contacto: nombre, teléfono, correo electrónico, empresa y cargo.
• El contenido de las conversaciones que sostienes con nosotros por WhatsApp, correo o videollamada.
• Datos comerciales y de facturación: razón social, NIT o cédula, dirección y datos para facturación electrónica.
• Datos técnicos mínimos que genera el servidor al visitar el sitio (dirección IP, navegador, fecha y hora), usados solo para seguridad y funcionamiento.

No solicitamos datos sensibles ni datos de niñas, niños o adolescentes. Si alguno llega a nosotros por error, lo suprimimos.

4. Para qué usamos tus datos

• Responder tus consultas, hacer el diagnóstico de tu negocio y enviarte propuestas y cotizaciones.
• Celebrar y ejecutar los contratos de servicio, dar soporte y hacer seguimiento.
• Facturar, cobrar y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.
• Enviarte información sobre nuestros servicios. Puedes pedir en cualquier momento que no te la enviemos más.
• Proteger la seguridad del sitio y de nuestros sistemas.
• Elaborar estadísticas internas y mejorar nuestros servicios, con datos agregados cuando sea posible.

5. Datos de los clientes de nuestros clientes

Cuando operamos para una empresa un agente de WhatsApp, un CRM o un sistema a la medida, esa empresa es la responsable de los datos de sus propios clientes y Grupo Zette actúa como encargado. En ese caso:

• Tratamos esos datos solo para prestar el servicio contratado y según las instrucciones de la empresa.
• No los usamos para fines propios ni los compartimos con terceros distintos a los proveedores necesarios para el servicio.
• La empresa responsable debe contar con la autorización de sus titulares y atender sus consultas y reclamos. Nosotros la apoyamos para hacerlo.
• Al terminar el servicio, entregamos los datos a la empresa responsable y los suprimimos de nuestros sistemas, salvo que la ley exija conservarlos.

6. Proveedores y transferencia internacional

Para prestar nuestros servicios usamos proveedores de infraestructura en la nube, de modelos de inteligencia artificial y la plataforma WhatsApp Business de Meta. Algunos tienen servidores fuera de Colombia, por lo que los datos pueden transmitirse o transferirse a otros países. Solo trabajamos con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, y les exigimos confidencialidad y seguridad.

7. Autorización

Pedimos tu autorización de manera previa, expresa e informada. Cuando nos escribes por WhatsApp o por correo para pedir información, autorizas el uso de tus datos de contacto para responderte, lo que la norma reconoce como conducta inequívoca. Para cualquier otra finalidad te pedimos la autorización de forma expresa.

8. Tus derechos

Como titular, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste.
• Saber para qué hemos usado tus datos.
• Revocar la autorización o pedir que suprimamos tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratis a tus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite ante nosotros.

9. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a contacto@grupozette.com o al WhatsApp +57 333 401 4536, con tu nombre, tu documento de identidad, lo que solicitas y un medio para responderte. Si actúas en nombre de otra persona, adjunta el documento que te autoriza.

Consultas

Respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde que la recibimos. Si no es posible, te avisamos el motivo y respondemos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.

Reclamos

Si consideras que tus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o que incumplimos esta política, puedes presentar un reclamo. Lo atendemos en un máximo de quince (15) días hábiles; si no es posible, te informamos el motivo y respondemos dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes. Si el reclamo está incompleto, te pedimos lo que falte dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, entendemos que desististe. Mientras se resuelve, marcamos el dato con la leyenda "reclamo en trámite".

El área encargada de atender consultas y reclamos es la gerencia de Grupo Zette S.A.S., en los canales indicados arriba.

10. Seguridad y conservación

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida o alteración: conexiones cifradas, acceso restringido por roles y copias de seguridad. Conservamos los datos mientras dure la relación comercial y durante el tiempo que exijan las normas contables, tributarias y comerciales.

11. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de vigencia. Si el cambio afecta las finalidades del tratamiento, te lo informaremos y, cuando corresponda, te pediremos una nueva autorización.